Sostenibilidad a través de la gestión hotelera sin papeles

Recientemente tuve la oportunidad de realizar la primera sesión del QuoHotel Innovation Challenge, iniciativa que hemos lanzado desde CEI Europe para poder plantear retos a los que se enfrenta el sector hotelero, y como QuoHotel, solución de gestión integrada, ayuda a resolverlo.

En esta primera sesión nos centramos en la sostenibilidad y, enfocándonos en el ODS 12 – Producción y consumo responsables, tratamos de resolver cómo una solución de gestión hotelera integrada pueda ayudar a la sostenibilidad a través de una gestión con cero papeles.

En nuestra aproximación lo hacemos con dos perspectivas: la primera en las interacciones con el cliente del negocio hotelero y, la segunda en los aspectos de la gestión hotelera.

En la interacción con el huésped, la principal es el check-in. Aquí podemos eliminar el papel a través de diferentes opciones: Ofreciendo un check-in online para que el huésped pueda realizar el check-in antes de su llegada al hotel pudiendo incluso escanear sus documentos y, también, es posible eliminar el uso del papel en el check-in en mostrador utilizando una tablet para que el huésped firme tanto el parte de viajero como las cláusulas y condiciones del establecimiento. Además, existe la opción de que el recepcionista pueda realizar el check-in a través de un dispositivo móvil, con el huésped cómodamente sentado en un sofá del lobby, en la propia habitación o en algún otro lugar del hotel. Y, por último, es posible ofrecer el check-in a través de quioscos de autoservicio instalados en el hall del hotel.

Lo mismo con el check-out, podemos suprimir el uso de papel enviando las facturas por email y no hace falta imprimirlas.

Así, pues, también podemos eliminar el papel durante el check-in, durante la estancia o en el check-out permitiendo el pago con tarjeta de crédito ya que está directamente integrado con la solución de gestión y sin necesidad de acceder a otros dispositivos.

Si seguimos repasando las acciones o departamentos donde se puede eliminar el uso de papel, nos encontramos con el bar y restaurante. Podemos ofrecer la posibilidad de acceder a las cartas a través de códigos QR y la opción de firmar el cargo a la habitación a través de los comanderos de los camareros. También a través de la aplicación de huéspedes con la posibilidad de realizar reservas de servicios. Lo mismo con el departamento de pisos a la hora de realizar peticiones especiales.

Si pasamos a analizar los procesos de gestión interna, podemos realizar el repaso de los diferentes procesos departamento a departamento:

• En Marketing: tenemos desde la captura del email del huésped a través del portal cautivo, a las encuestas de satisfacción vía email, a los envíos a través del marketing transaccional, etc.
• En recepción: con la opción de poder interactuar con la aplicación a través del interfaz gráfico que incorpora QuoHotel, los recepcionistas pueden realizar su trabajo sin la utilización del papel.
• Los departamentos de pisos y Servicios Técnicos: Si pasamos a los departamentos donde el personal esta continuamente en movimiento, la utilización de aplicaciones móviles adaptadas a los diferentes roles como responsables (gobernanta y mánager de Servicios Técnicos) y personal (camareras y técnicos) pueden realizar su gestión de forma ágil y sin necesidad de utilizar el papel.
• Departamento de Food and Beverage: desde un punto de vista interno, la utilización de comanderos permite el ahorro de papel y se gana en eficacia en cuanto a la gestión.
• Departamento de finanzas: están ya más habituados a procesos automatizados que permiten prescindir de papeles. Procesos como ordenar pagos a proveedores, procesamiento de extractos bancarios, impuestos, informe de operaciones anuales, registro mercantil, etc; pueden ser gestionados sin necesidad de utilizar papel.

Además, a través de aplicaciones externas como Document Capture o Expenses Management, podemos conseguir que el manejo de documentos externos como albaranes de compra, facturas de compra, tickets de gastos, etc; y gestionarlos digitalmente sin necesidad de tratar con ningún papel.